Planificar la semana con Google Calendar: mi sistema

Este es el método con el que me siento a planificar la semana con Google Calendar como dueño de negocio, y no es un tutorial de la herramienta: es qué decido poner en cada bloque y por qué. Lo hago los domingos, encima de una semana base que ya está cargada, y el objetivo es siempre el mismo, apagar la menor cantidad de incendios posible de lunes a viernes. Si lo que buscás es la configuración paso a paso de la herramienta, está en el tutorial completo de Google Calendar.

Planificar la semana con Google Calendar no es un tutorial de la herramienta: es qué bloques dejar fijos, qué tareas domésticas incluir y cómo usar la agenda como instrumento de delegación con el equipo.

Planificar la semana con Google Calendar arranca el domingo

Yo la planificación semanal la hago los domingos. Me siento un rato y defino cómo va a ser la semana, qué tareas entran y cómo se acomodan las cosas.

Pero no arranco de cero cada domingo, y esa es la clave de todo. Lo primero que hay que tener en cuenta son los recordatorios y eventos principales que sean base y que se repitan siempre. Esos ya están puestos, se repiten solos, y si me voy a la semana siguiente los sigo viendo ahí. El domingo no construyo la semana: la completo.

En mi caso, la base son los seguimientos con el equipo de ventas a la mañana y a la tarde, todos los días de lunes a viernes, siempre con el mismo link de reunión. Están los espacios de producción: cuando estoy editando un curso, ese bloque es todos los martes a la misma hora y ahí no puedo programar otra cosa. Están las mentorías uno a uno con los clientes que quieren escalar sus negocios, que son infoproductores, coaches y dueños de agencia de marketing, también semanales y recurrentes. Y están los recordatorios sueltos, que a veces ni siquiera son tareas: si tengo que resolver el logotipo de una empresa, lo pongo para que me avise y ya sé que eso lo tengo que hacer.

Del mes a la quincena y de la quincena a la semana

El orden correcto es planificar primero el mes y después la semana, bajando los objetivos del mes a cada semana. Si el proyecto del mes es grabar diez videos, la semana tiene que tener dos videos cargados. Así se va armando la arquitectura semanal y así aparece la previsibilidad, que es lo que casi nunca tiene un dueño de negocio.

La pregunta que te ordena todo es de tres pisos: qué tareas tenés que hacer todas las semanas, cuáles cada quince días y cuáles una vez al mes. Definí esas tres categorías y armá la recurrencia sobre eso. Yo tengo cargado cortarme el pelo todos los primeros de cada mes, que escrito suena ridículo y funciona.

Las tareas tediosas también van al calendario

Además de los bloques de trabajo, hay tareas que son tediosas, que igual las necesitamos hacer todas las semanas y que nos ocupan horarios reales dentro de la semana. En mi caso son la compra semanal del supermercado, limpiar el departamento y la organización de facturación y temas contables.

A cada una le defino un día específico y un horario específico, y la dejo repitiéndose. El beneficio no es de prolijidad, es mental: te libera de la mente. Si no lo hacés, siempre estás limpiando, ordenando o yendo a comprar comida por fuera de la planificación, terminás haciendo eso en lugar de las tareas que tenías que hacer y ahí perdés la productividad.

Lo innegociable: salud, karate y el descanso de 12 a 6

Hay cosas que van al mismo calendario que el trabajo, porque si no van, no existen. Yo practico karate y tengo entrenamiento los lunes, miércoles y viernes, y eso está puesto como fijo.

También dejo espacios en blanco para relajar. Tengo bloques de relax en los que salgo a dar una vuelta a caminar y tengo un espacio para mí. Y tengo programado el descanso: de 12 de la noche a 6 de la mañana. Arranco el día con un warm up, un espacio en el que respiro un poco, busco leer y me voy concentrando antes de meterme en las tareas, como entrar en calor.

El fin de semana es la parte más incómoda de sostener y la más importante. Trato de trabajar únicamente de lunes a viernes. Hago excepciones, pero normalmente no tengo videollamadas los fines de semana: a lo sumo un café o una grabación como esta, no tareas de computadora. Mucha gente sigue trabajando sábados y domingos, yo también lo hice y a veces avanzo alguna cosa, pero el foco es de lunes a viernes, porque si nunca descansás nunca vas a recuperar energía y nunca vas a tener el máximo rendimiento.

Bloques de trabajo y blocking time entre una cosa y otra

Dentro del día trabajo en bloques de tiempo, de una hora o de dos. Se puede usar el método pomodoro o la técnica que te sirva; el punto no es la técnica, sino que en bloques hay muchísima más concentración que picoteando tareas.

Después está el blocking time, que es el concepto que más me cambió la operación. Si sabés que vas a estar yendo en auto a algún lado, o que una tarea tiene todo un proceso alrededor, calculá 15 o 30 minutos de desplazamiento entre una cosa y otra y bloqueálos. El ejemplo real es llevar la ropa a la lavandería: no son diez minutos, es juntar las bolsas, ir y volver. Entonces pongo la tarea y le sumo un bloque antes y después, y termino con alrededor de una hora protegida de eventos.

Eso hace que nadie te pueda agendar pegado, ni justo antes ni justo después. A mí me pasaba mucho lo contrario: terminaba una llamada, tenía que estar en otro lado y me habían agendado solapado con la hora siguiente, y así te quedás en reuniones y reuniones sin tiempo de desplazamiento. Si tenés una plataforma de reservas conectada al calendario, ese bloque también le avisa que no puede ofrecer ese horario.

Con las mañanas hago lo contrario a lo que hace la mayoría: busco tener el máximo tiempo libre posible para las planificaciones y para las reuniones y llamadas que van saliendo, esas con las que uno va apagando incendios. Ese espacio libre es lo que los absorbe.

La agenda como instrumento de delegación

Un calendario que mira solamente el dueño se queda corto. En el panel de la izquierda podés activar los calendarios de otras personas de tu empresa —el del closer que hace las llamadas, el de cualquier colaborador que comparta el suyo— y superponerlos con el tuyo. Los prendés y los apagás con un clic, y ves lo que está haciendo cada uno en el mismo momento en que vos estás trabajando.

Del otro lado pasa lo mismo con el tuyo. Yo tengo mi asistente en la empresa: si necesito algo, ella me pone las agendas directamente en los espacios que ve libres. Eso solo funciona si tu semana está cargada de verdad, con los bloques fijos puestos; si tu calendario está vacío, nadie puede tomar una decisión por vos.

Un detalle chico que ayuda: usá muchos colores para identificar cada tipo de evento. Yo sé que todo lo celeste son llamadas que entraron por la plataforma de reservas, y con mirar la semana ya entiendo cómo viene. Para conectar esa plataforma y compartir los calendarios del equipo paso a paso, está el tutorial completo de Google Calendar.

Como dice Brian Tracy, el que no planifica planifica para fracasar, y el que planifica tiene éxito.

Por qué publicamos esto

Porque el orden de la agenda del dueño es la base sobre la que después se apoya cualquier otra cosa que implementemos. No hay automatización ni CRM que arregle una semana que se define sola. Preferimos que esto lo ordenes gratis y por tu cuenta: cuando después montamos un sistema comercial arriba, funciona; cuando no, terminamos automatizando el desorden.

Una semana base recurrente en Google Calendar, con el blocking time entre reuniones ya puesto, es lo que le da previsibilidad real a la productividad de un dueño de negocio que además tiene que delegar la agenda con el equipo.

Armá tu semana base este domingo

No intentes replicar mi calendario. Sentate un rato y escribí qué tareas se repiten todas las semanas, cuáles cada quince días y cuáles una vez al mes; cargalas como eventos recurrentes; dejá adentro lo innegociable, que en mi caso son los entrenamientos y el descanso; y no llenes las mañanas.

Podés ver el video completo en el canal, donde muestro mi semana en pantalla. Y si querés la parte técnica —crear las series, invitar al equipo, compartir calendarios y conectar las integraciones— está en el tutorial completo de Google Calendar. Si tu problema ya no es la agenda sino que los seguimientos de clientes se pierden entre WhatsApp y el calendario, escribinos: eso es un tema de sistema comercial y lo miramos en un diagnóstico.