Kommo para varias sucursales: un embudo y un WhatsApp por sede

Ficha SEO

Tenés dos locales, dos líneas de WhatsApp y un solo embudo donde cae todo mezclado. Nadie sabe qué consulta es de qué sede, el vendedor de una sucursal ve los leads de la otra, y el reporte no sirve para decidir nada. Configurar Kommo para varias sucursales resuelve exactamente eso: un embudo por sede, cada número de WhatsApp entrando a su propio pipeline, el correo centralizado en la ficha del lead y campos propios en vez de los de fábrica. Es una implementación real que grabé de punta a punta.

Antes de arrancar: este artículo asume que ya tenés la cuenta abierta y los ajustes de base hechos ---nombre, subdominio, zona horaria, copia de seguridad semanal, conexión de WhatsApp---. Si todavía no llegaste hasta ahí, hacé primero la configuración completa de Kommo CRM desde cero, o abrí la cuenta con el paso a paso del alta. Acá vamos directo a lo que aquella guía no cubre: cómo montar la cuenta cuando tenés más de una unidad de negocio.

Si tu negocio tiene más de una sede, esta guía muestra cómo armar Kommo para varias sucursales: un embudo por sede, cada número de WhatsApp ruteado a su propio pipeline y el correo del negocio centralizado.

"Todo cae en el mismo embudo y no sé de qué sede es"

Es el planteo típico del que abrió la cuenta rápido y conectó los canales sin pensar la estructura. Kommo, por defecto, manda todos los canales conectados ---WhatsApp, Instagram, Facebook--- al primer embudo. Fanpages, cuentas de Instagram y hasta los números de WhatsApp caen ahí.

Con un solo negocio eso está perfecto. Con dos clínicas, dos concesionarias o dos puntos de venta, es el principio de un problema que a los seis meses ya no se puede desarmar: datos mezclados, responsables cruzados y ningún reporte por sede.

La buena noticia es que Kommo lo resuelve de fábrica. Solo hay que saber dónde está el interruptor.

Cómo armar Kommo para varias sucursales: un embudo por sede

En Kommo podés tener varios pipelines, y tiene sentido armarlos cuando vendés productos o servicios distintos, o cuando tenés sedes distintas. En el ejemplo del video armé "Clínica 1" y "Clínica 2".

El armado es corto:

1. Desde la vista de embudos, agregás un embudo nuevo y le ponés el nombre de la segunda sede.
2. Para renombrar el que ya existía, entrás a Automatiza, tocás el nombre y lo cambiás.
3. Definís las etapas de cada uno: contacto inicial, seguimiento, y las que necesites vos.

Cada embudo lleva sus propias etapas, sus propios bots y sus propios responsables. Ese es el punto: no estás haciendo una carpeta, estás haciendo un circuito de ventas independiente.

El truco que casi nadie usa: cada WhatsApp a su propio embudo

Acá está el corazón de esta configuración.

Supongamos que en la Sucursal 1 solo se atienden redes sociales, Instagram y Facebook, y querés que todo lo que entre por un número de WhatsApp específico caiga directo en el embudo de la Sucursal 2. Se hace así:

1. Andá a Ajustes → Integraciones → Mensajería.
2. Entrá a WhatsApp Business y esperá que cargue.
3. Abrí la solapa Cuentas.
4. Ahí, para cada número conectado, seleccionás el pipeline al que querés que ingrese.
5. Elegís "Sucursal 2" y guardás.

Listo. Ese número desaparece del primer embudo y todo lo que entre por él aparece en el segundo. Esa sola configuración es la que convierte un CRM desordenado en un sistema con el que podés medir por sede.

Antes de rutear: fijate qué tipo de WhatsApp conectaste

El ruteo por cuentas vive dentro de la integración de WhatsApp Business. Conviene tener claro cuál conectaste, porque no son lo mismo:

• WhatsApp Lite (QR). Es el gratuito y está más abajo en la lista de integraciones. Se conecta escaneando un QR, igual que WhatsApp Web. Sirve para empezar sin pagar y sin complejizarse.
• WhatsApp API. El número queda en la nube. Respondés desde Kommo, pero no lo vas a tener en el teléfono.
• WhatsApp Coexistence. Si ya tenés un WhatsApp común o Business en un celular, lo tenés en los dos lados a la vez: en tu teléfono y dentro de Kommo.

En el video conecté una cuenta de WhatsApp Business desde cero por API, con un número propio de mi ciudad ---Argentina +54, Córdoba 351---. Y una advertencia que se olvida seguido: después hay que agregar el método de pago desde Meta, sin eso no queda operativo.

Con Facebook e Instagram el proceso es igual de directo: autorizás Kommo, agregás la fanpage y, si tenés Instagram vinculado a ella, se conecta solo. Esos canales también se pueden mandar al embudo que quieras.

Centralizar el correo dentro de la ficha del lead

Los mails también entran, y esto vale doble cuando cada sede tiene su casilla. Vas a Correo → Ajustes → Añadir un correo. Si es un Gmail, Kommo lo detecta y te ofrece continuar con Google; das los permisos y empieza a importar tu casilla. Con Outlook funciona igual.

Al conectarlo tenés que definir algo: personal o compartido. Si es tu mail propio, personal, y decidís si lo compartís con el administrador. Si es la casilla del negocio, compartido.

Dos cosas que suman y se pasan por alto: se pueden cargar plantillas de mail y se puede crear una firma que después aparece por defecto en cada envío.

¿Para qué sirve? Para que desde la ficha del lead escribas el mail sin salir de Kommo: tocás escribir, ponés asunto y cuerpo, la firma ya está puesta, y enviás. El mail queda guardado en la tarjeta del lead, junto al chat de WhatsApp y a la conversación de Instagram. Y si integrás un e-commerce ---Mercado Libre, WooCommerce, Tienda Nube, Shopify--- también entra qué compró, cuánto y qué producto.

La tarjeta del lead: borrá lo que vino de fábrica y cargá tus campos

Kommo trae un montón de campos del lado izquierdo de la ficha ---razón de contacto, especialidad, especialista--- que probablemente no uses. Borralos. Se hace desde los tres puntitos, en configurar, y los vas eliminando uno por uno hasta dejarla limpia. El único que no se puede eliminar es presupuesto.

Después cargás los tuyos. Los tres que uso casi siempre:

• CUIT (o tax ID, según el país). Campo de texto simple, y que lo complete el propio contacto.
• Fecha de cumpleaños. Y acá hay una función que vale la pena: se puede configurar para que cree una tarea automáticamente cuando se acerca la fecha. Un saludo a tiempo es una excusa de recontacto gratis.
• Fuente del lead. Campo de selección: Mercado Libre, referido, anuncio, lo que uses. Sin esto no vas a poder saber nunca de dónde viene tu facturación.

El presupuesto se ve en la tarjeta del lead y en la vista del embudo, así que cargalo siempre: es lo que te dice cuánto dinero tenés en la calle.

Los bots hay que duplicarlos en el segundo embudo: no se copian solos

Con los embudos armados, se agregan los disparadores desde Automatiza → agregar disparador → Salesbot → crear un nuevo bot. Kommo trae bots prearmados, pero se entiende mejor creando uno desde cero.

En el video armo dos y los dejo andando en las dos sedes:

1. Bot de bienvenida. Saluda tomando el nombre del lead ("Hola, Juan, muchas gracias por contactarte con la clínica"), ofrece un menú con botones ---servicios, ubicación--- y cambia la etapa del lead a "contacto inicial" automáticamente. Detalle práctico: ponele sinónimos numéricos a los botones (1, 2), porque así también funciona si el cliente escribe el número en vez de tocar. Y cubrí el caso del que no contesta: temporizador de 2 horas y un "¿pudiste ver el mensaje?".

2. Bot derivador (round robin). Reparte las consultas entre tus vendedores en rotación. El error que rompe más implementaciones: la acción de cambiar usuario responsable hay que ponerla dos veces, una sobre main contact y otra sobre acuerdo. Es la única forma de que el vendedor reciba el contacto y el lead. El desarrollo completo está en round robin en Kommo para repartir chats de WhatsApp.

También podés sumar un bot fuera de horario, activo solo fuera de tu franja de atención.

Y ahora el punto que hace a este artículo: si tenés dos embudos, tenés que duplicar los bots y activarlos en el segundo. No se copian solos. En la prueba en vivo se ve funcionando en la Sucursal 2: el primer mensaje quedó con Santiago como responsable y el segundo con Juan. Rotación limpia.

Permisos con dos sedes: la casilla "exportar" es la que te puede vaciar la base

Para agregar a alguien: Ajustes → Usuarios → Agregar usuario. Nombre, correo, y la contraseña la generás con clic derecho en Chrome, sugerir contraseña. Al colaborador le llega la invitación al mail y vos le pasás la clave. Podés agregar los usuarios que quieras.

Lo importante son los permisos, y con varias sucursales son lo que evita que el vendedor de una vea la cartera de la otra. Para un usuario que no va a ser administrador total, así lo dejo yo:

Dos aclaraciones que valen plata. La primera: el permiso de exportar es el más peligroso de todos. Si se lo dejás abierto a un vendedor, se puede descargar la base de datos completa de tu empresa y llevársela. La segunda: "ver solo si es responsable" significa que el vendedor ve el lead que tiene asignado y nada más. Vos, como administrador total, seguís viendo todo. A los leads entrantes también se los saco de la vista. El detalle campo por campo está en permisos y roles de usuarios en Kommo CRM.

Qué inteligencia artificial dejar prendida (y por qué casi todo está en beta)

Con dos embudos andando, la IA es lo último que tocaría. Mi criterio en la fecha de esta implementación:

• Kommo Copilot: prendido. Es el asistente del lateral derecho: le preguntás "quiero conectar mi WhatsApp" y te arma el tutorial. Lo recomiendo, aunque en el video lo aclaro: está en fase beta.
• Respuesta sugerida: prendida. Le cargás una fuente ---un documento, un PDF, una URL, tu web--- y sugiere respuestas mientras conversás. Esta la recomiendo.
• Agente de IA, sugerencia de tareas y análisis de sentimiento: apagados. Los tres estaban muy en beta.

Son criterios de ese momento y varias de estas funciones ya evolucionaron. Chequealas contra la versión actual antes de decidir.

Cuánto costaba esto cuando grabé el video

Los números que aparecen en pantalla, y los reproduzco tal cual con la aclaración de que son los de 2025 y las tarifas cambian:

• La licencia que recomiendo es la de USD 25 por usuario: el plan básico no te permite levantar bots ni automatizaciones, y sin eso la mitad de este artículo no se puede hacer.
• La cuenta del ejemplo tenía 2 usuarios, o sea USD 50 mensuales.
• La contratación mínima es de 6 meses, y hay opciones de 9 meses, un año y máximo 2 años.
• Contratando un año pagás 10 meses y recibís 2 meses gratis. Para esa cuenta de dos usuarios, eran USD 500 por el año.

Verificá los valores vigentes antes de comprar.

Por qué publicamos esto

Porque el que arranca con un solo embudo para tres unidades de negocio termina llamándonos igual, pero con seis meses de datos mezclados que ya no se pueden separar. Preferimos un mercado que entienda que los embudos se piensan antes, que cada número puede tener su pipeline, que el permiso de exportar es un riesgo real y que el plan básico no levanta bots. Con esto lo hacés solo. Y si no tenés el tiempo, lo hacemos nosotros.

Con un embudo por sucursal en Kommo y cada línea ruteada a su pipeline, manejar varios números de WhatsApp en un CRM deja de ser un problema aunque sumes sedes nuevas con el tiempo.

Empezá por los embudos, no por los bots

Ya tenés el orden para una cuenta con más de una sede: un embudo por unidad de negocio, cada WhatsApp ruteado a su pipeline, correo con firma dentro de la ficha, campos propios en la tarjeta del lead, bots duplicados en los dos embudos y permisos cerrados por responsable.

El próximo paso es concreto: abrí Automatiza y creá el segundo embudo antes de meter un lead más. Después andá a Ajustes → Integraciones → Mensajería y mandá cada número a donde corresponde. Diez minutos ahora te ahorran seis meses de datos mezclados.

Y si querés que revisemos tu cuenta antes de que crezca, escribinos. Somos partners oficiales de Kommo y lo miramos con vos.