Un vendedor junior puede exportar toda tu base a un Excel en tres clics. Si nunca configuraste los permisos y roles en Kommo, eso está pasando ahora mismo en tu cuenta. En este episodio entro a una cuenta real en producción —93 licencias, más de 58.000 leads— y muestro exactamente qué tiene que poder hacer cada rol y qué no. Lo que sigue es la configuración que aplicamos nosotros, sin teoría.
Esta guía de roles y permisos CRM sirve para cualquier empresa que necesite reforzar la seguridad de datos: los mismos criterios aplican si tu prioridad es bloquear la exportación de leads o simplemente ordenar quién ve qué.
Tu base de leads es el patrimonio de tu empresa
Lo más valioso de un CRM no es la gestión. Es el patrimonio que se va acumulando: una base de 50.000, 100.000 o 500.000 leads que después podés recontactar, a la que podés hacerle difusiones y sobre la que podés construir.
En la jerga se le pone un valor a cada lead o cada mail. Puesto en números: si tenés 50.000 leads, tenés 50.000 dólares. No es lineal, obviamente, pero sirve para dimensionar de qué estamos hablando.
Ahora el escenario que quiero que te imagines. Un lunes a la mañana le avisan a un vendedor que lo desvincularon de tu concesionaria, tu inmobiliaria o tu clínica. Y ese vendedor piensa: “me echaron, entro al CRM, exporto la base y me voy con la competencia”.
Si le diste accesos de más, puede hacerlo. Y sumale la otra capa: ahí hay nombres, mails y números de teléfono de personas reales. Es un tema de protección de datos, no solo de negocio.
Por eso hay que tener una buena gobernanza de datos. Y por eso este es el segundo episodio del módulo.
La cuenta real: 93 licencias y 58.157 leads
Para que se vea la magnitud de la responsabilidad, entro a la cuenta de un cliente corporativo. Es una empresa que tiene tres cuentas de Kommo para distintas áreas y más de 150 vendedores en total. En esta cuenta puntual hay 93 licencias entre vendedores, equipo y supervisores.
Si filtro todos los embudos y aplico:
- 13.645 leads abiertos en gestión.
- 58.157 leads en total en la cuenta.
Con nuestros clientes corporativos firmamos contrato de confidencialidad de datos, porque nosotros también tenemos acceso administrador. Esto no es un detalle menor: si sos partner o agencia, tenés la misma responsabilidad que el dueño.
Los dos riesgos concretos: exportar y borrar
Exportar
Un vendedor con accesos totales entra, hace clic en los tres puntitos, elige exportar a Excel y listo. En la demo genero una exportación de 1.599 leads: 1.599 líneas con nombres, personas, números de teléfono, notas y todo lo demás.
Es información muy sensible. Y no es un problema de Kommo: pasa con cualquier CRM mal configurado.
Borrar
Creo un lead de ejemplo —“Juan González”— y con el acceso de vendedor lo borro sin ningún obstáculo. Desaparece.
Kommo tiene papelera y son unos 30 días para recuperar. Pero si no te diste cuenta dentro de esos 30 días, perdiste el lead, perdiste los chats y perdiste un montón de información.
Y hay una tercera fuga que casi nadie tiene en el radar: ya nos pasó en una empresa donde reiniciaban el round robin para que les llegaran más leads a un vendedor determinado. No es que borraban datos: manipulaban la distribución. Los accesos también sirven para eso.
Los 3 niveles de permisos y roles en Kommo que usamos siempre
Dentro de Kommo armamos siempre tres niveles:
| Rol | Quién es | Alcance |
|---|---|---|
| Administrador total | Dueños, gerentes generales, a veces gerentes | Acceso a todo: leads, contactos, compañías, tareas, productos y embudos |
| Supervisor | Jefe de equipo o de sucursal | Acceso intermedio, limitado a su grupo |
| Vendedor / SDR | Quien opera día a día | Acceso limitado: contestar mensajes y gestionar su pipeline |
Un consejo que va en contra de lo que suele pasar: que no haya tantos administradores. Es cómodo y es peligroso.
Cómo configurar el rol de vendedor (la plantilla que usamos)
Esta es la plantilla “ventas template” que aplicamos a todos los vendedores. Entrás a Ajustes → Gestión de usuarios, agregás el usuario con su mail y su clave, y configurás:
| Objeto | Crear | Ver | Editar | Eliminar | Exportar |
|---|---|---|---|---|---|
| Leads | Sí | Solo los que es responsable | Sí | No | No |
| Contactos | Sí | Sí | Sí | No | No |
| Compañías | Sí | Sí | Sí | No | No |
| Tareas | — | Solo si es responsable | — | Sí, si es responsable | — |
| Productos | No | No | No | No | No |
Dos aclaraciones sobre esa tabla:
- Agregar campos, solo si es responsable del lead.
- Productos queda todo en no porque este cliente no usa el módulo. Si vos lo usás, abrilo con el mismo criterio.
- Leads entrantes: siempre bloqueados en absolutamente todos los embudos. Este cliente tiene más de 10 o 15 embudos y están todos bloqueados.
Sobre las tareas: dejo que el vendedor pueda eliminar las suyas, porque a veces se equivocan y me parece redundante bloquearlo. Si preferís cerrarlo, se puede.
Parece duro. Es seguridad para tu empresa.
Cómo configurar el rol de supervisor (acá entran los grupos)
El supervisor tiene un poco más de acceso, pero acotado por grupo.
¿Qué es un grupo en Kommo? Es lo que a mucha gente le cuesta entender: un grupo funciona como una sucursal o un proyecto. Kommo trae uno por defecto llamado Sales Office, y podés crear los que necesites.
La lógica es simple. Un supervisor maneja, digamos, 10 o 15 vendedores. Armás el grupo “Sucursal zona norte”, metés ahí a esos 15 vendedores y metés también al supervisor. Desde ese momento el supervisor solo ve y edita lo de su sucursal.
Permisos del supervisor:
- Leads: ver y editar, pero solo los del grupo.
- Contactos: solo los del grupo.
- Compañías: solo las del grupo.
- Eliminar: no.
- Exportar: no.
- Tareas: editar y eliminar, solo las del grupo.
- Todo lo demás, bloqueado.
Los grupos se crean desde configuración de grupo: lo guardás y ya queda disponible para seleccionar al dar de alta usuarios.
El truco que te ahorra repetir todo 93 veces
No configures los permisos usuario por usuario.
La primera vez que agregás un usuario, definís todos los accesos como te mostré y lo guardás como plantilla (como nivel de acceso). A partir de ahí queda guardado y lo reutilizás.
Por eso en esta cuenta de 93 usuarios vas a ver tres etiquetas repetidas: algunos administradores totales, muchos con “ventas template” y varios con el formato “supervisor”. Esa es toda la gobernanza, aplicada de forma consistente.
Por qué publicamos esto
Porque cuando entramos a auditar una cuenta de Kommo, esto es lo primero que falta. Son configuraciones básicas, basiquísimas, y casi nadie las tiene. Preferimos que las apliques vos hoy y no que nos llames el día que un vendedor se fue con la base. De hecho, estamos ampliando los servicios del grupo con un área nueva de Cyber Security, y en el canal de la agencia entrevistamos a un hacker que habla justamente de accesos, IA y phishing en las empresas: hay que elevar los estándares.
Configurar bien los roles y permisos del CRM —quién puede exportar leads y qué ve cada administrador, supervisor o vendedor— es lo que evita tener que armar los grupos en Kommo por sucursal de nuevo cada vez que entra alguien nuevo al equipo.
El siguiente paso
Hacé una prueba hoy: entrá con el usuario de uno de tus vendedores e intentá exportar. Si te deja, tenés un problema de patrimonio, no de configuración.
Después armá las dos plantillas —vendedor y supervisor— con las tablas de arriba y creá los grupos por sucursal. Con eso le cerrás la puerta a la fuga de datos. Si además el supervisor necesita ordenar el día a día del equipo, sumale los filtros del inbox de Kommo para que sepa dónde mirar primero.
Si querés que auditemos tu cuenta y te dejemos los niveles de acceso configurados, escribinos. Y si esto te sirvió, el próximo episodio va sobre ingeniería de campos personalizados en Kommo: la base para después hacer lead scoring y analizar tu embudo con IA.
Preguntas frecuentes
01¿Cuántos roles hay que crear en Kommo?
Con tres alcanza en la mayoría de las empresas: administrador total, supervisor y vendedor o SDR. Lo importante es que no haya demasiados administradores.
02¿Cómo impido que un vendedor exporte la base de datos?
En la plantilla del vendedor, dejá “exportar” en no para leads, contactos y compañías. Es un permiso independiente del de ver y editar.
03¿Un lead borrado se puede recuperar?
Sí, Kommo tiene papelera y son alrededor de 30 días. Pasado ese plazo perdés el lead y los chats asociados, así que conviene directamente no darle permiso de eliminar al vendedor.
04¿Para qué sirven los grupos?
Funcionan como sucursales o proyectos. Ponés al supervisor y a sus vendedores en el mismo grupo, y así el supervisor ve y edita únicamente los leads de su equipo.
05¿Qué hago con los leads entrantes en el rol de vendedor?
La regla que aplico es una sola: los leads entrantes van siempre bloqueados en absolutamente todos los embudos. En la cuenta real que muestro en el video, que tiene más de 10 o 15 embudos, están todos bloqueados.
06¿Qué diferencia hay entre un rol y un grupo en Kommo?
El rol (o plantilla de acceso) define QUÉ puede hacer un usuario —crear, ver, editar, eliminar, exportar—. El grupo define SOBRE QUÉ leads puede hacerlo, funcionando como una sucursal o proyecto. Un supervisor y sus vendedores comparten grupo; el supervisor tiene un rol con más alcance.
07¿Cómo evito que manipulen la distribución del round robin?
Restringiendo quién tiene acceso a la configuración de automatizaciones. Ese permiso debería quedar reservado al administrador total, nunca al vendedor ni al supervisor de grupo.
