Integrar Kommo con WhatsApp Cloud API: el paso a paso real

Si venís usando WhatsApp con QR, ya conocés la escena: se cae la conexión, hay que volver a escanear, y encima no podés hacer difusiones ni usar botones. Integrar Kommo con WhatsApp Cloud API termina con eso, pero el proceso tiene tres o cuatro decisiones que si las tomás mal te complican por meses. Acá va la integración completa, tal como la hice en vivo: desde elegir el número hasta lanzar la primera difusión masiva, con los costos reales sobre la mesa.

Si además querés el panorama de novedades y criterios de implementación de Cloud API, tenés el artículo hermano sobre la guía de implementación y novedades de Kommo con WhatsApp Cloud API. Este que estás leyendo es el manual operativo.

Integrar Kommo con WhatsApp vía Cloud API implica una decisión que no se puede deshacer fácil: migrar tu número actual borra la cuenta del teléfono, así que el paso de exportar contactos antes de arrancar no es opcional.

Antes de arrancar: la decisión del número

Kommo te pregunta de entrada: ¿usaste este número de WhatsApp antes?

Si ese número ya está en un WhatsApp Messenger o WhatsApp Business, tenés que borrar esa cuenta desde el teléfono: Ajustes de WhatsApp → borrar cuenta.

Antes de borrar, rescatá tus contactos

Si en ese teléfono tenés muchos chats, no los tires. Hay extensiones de Chrome ---se buscan como "WhatsApp download phone numbers" o "download group phone numbers"--- que abren tu WhatsApp Web y te descargan un Excel con los números, el nombre y el código de área de cada contacto. Yo uso un guardador de contactos de ese estilo. Hacé esa exportación antes de borrar nada.

Mi recomendación: chip virgen

Lo que hice en el video fue comprar un chip nuevo acá en Argentina ---en mi caso Personal, pero puede ser Claro, Movistar o el que uses--- y ponerlo en un teléfono. Con eso respondés "no, nunca lo he usado en WhatsApp" y arrancás limpio.

¿Por qué pasarse de WhatsApp Lite a Cloud API?

WhatsApp Lite (el del QR) está bien para probar unos meses. Después se queda corto por tres razones concretas:

• Se pierde la conexión y hay que volver a escanear el QR.
• No podés hacer difusiones ni mensajes masivos.
• No podés usar botones en los mensajes.

Cloud API resuelve las tres. Es pago, pero es la diferencia entre un WhatsApp que aguanta una empresa y uno que aguanta un emprendimiento.

Cómo integrar Kommo con WhatsApp paso a paso

1. Instalá la integración en Kommo

Entrás a tu cuenta (por tu dominio o desde kommo.com), vas a Ajustes → Integraciones → WhatsApp Cloud API → Instalar. Te va a preguntar por el número, como vimos arriba.

2. Conectá con Facebook y elegí el portfolio

Ponés Continuar con Facebook. Si no tenés la sesión iniciada, iniciala. Después seleccionás el portfolio de negocio donde querés instalar el WhatsApp. Si tenés campos sin completar ahí, completalos: son los datos de tu negocio en Meta.

3. La decisión clave: número nuevo o WhatsApp Business existente

Acá te da dos caminos:

• Compartir tu cuenta de WhatsApp Business con Kommo: seguís teniendo acceso total a la app de WhatsApp Business y podés seguir usándola.
• Start with a new WhatsApp phone number: todo queda dentro de Kommo.

Yo recomiendo la segunda. Y el motivo no es técnico, es humano: si el WhatsApp sigue viviendo también en el teléfono, siempre va a haber alguien en la empresa que prefiera usar el WhatsApp viejo y no entrar al CRM. Me pasa seguido en las instalaciones. Cuando les digo que solo se puede desde Kommo, el equipo lo adopta.

Si igual querés conservarlo en el celular, elegís conectar con un WhatsApp Business existente. Pero sabé que estás eligiendo tener la información en dos lugares.

4. Creá la cuenta y el perfil de WhatsApp Business

Seguís adelante y cargás:

• Nombre de la cuenta de WhatsApp Business (en el ejemplo, DotsCom Agency)
• Nombre visible: el que van a ver todos tus contactos
• Tipo de servicio que ofrecés (en nuestro caso, servicios profesionales)

5. Elegí el número (y no aceptes el gratuito sin pensarlo)

Meta te ofrece un número de WhatsApp gratis que queda en la nube, con formato +1 555. Sirve para verificaciones y ese tipo de usos.

Pero si tu empresa es de Córdoba, como la mía, vas a querer un número que empiece con +54 y siga con 351. Entonces ponés agregar un nuevo número, seleccionás tu país y cargás el número del chip.

Elegís verificación por mensaje de texto o llamada. Obviamente tenés que tener ya el chip o el eSIM puesto en el teléfono. Llega el código, lo cargás, das los permisos y esperás. Suele ser rápido.

6. Entendé los límites de arranque

Lo primero que te habilita Meta son 250 conversaciones iniciadas por la empresa. A medida que vas configurando y usando la línea, sube a 1000, y después de esa escalera queda ilimitado.

7. Cargá el método de pago

Te lleva al Business Manager. Ahí agregás el método de pago: elegís moneda (dólar estadounidense), país (Argentina), huso horario (Buenos Aires) y cargás la tarjeta. Ahí se van a debitar todos los gastos que genere esta línea, porque Cloud API es un servicio pago.

8. Confirmá la conexión en Kommo y elegí el embudo

Volvés a Kommo, ponés confirmar la conexión → conectar número. Y acá viene un detalle que ordena mucho: si tenés varios embudos, podés seleccionar a qué embudo entran los mensajes de esta línea.

9. Probalo en vivo

Andá a Chats y mandate un mensaje desde tu propio celular a la línea nueva. Vas a ver el mensaje entrar y, en la parte inferior del chat, el contador: sesión de mensajería de 24 horas. Ese contador es el corazón de cómo funciona Cloud API.

Las ventanas de 24 y 72 horas

Esto es lo que casi nadie te explica, y define toda tu operación.

O sea: si estás haciendo pauta publicitaria y el lead entra por el anuncio, hablás, y la persona te responde, se abre una ventana de 72 horas. Si el contacto llegó por otra vía, siempre son 24.

Aprovechá esas ventanas, porque fuera de ellas no podés escribir libremente: tenés que mandar una plantilla, y las plantillas se cobran. Un truco útil: podés poner un temporizador que te avise cuando la ventana está por cerrarse, para no perderla.

Cómo crear una plantilla de WhatsApp

Para contactar a alguien fuera de la ventana ---o para hacer una difusión--- necesitás sí o sí una plantilla aprobada.

1. Ajustes → Herramientas de comunicación → Crear una nueva plantilla.
2. Importantísimo: elegí plantilla de WhatsApp, no plantilla de Kommo. Son cosas distintas.
3. Ponele un nombre (en el video: "plantilla de recontacto"). Si tenés varias líneas conectadas, verificá que esté seleccionada la correcta.
4. Categoría: si vas a hacer publicidad, elegí marketing.
5. Tipo de mensaje: personalizado. Existe la opción de carrusel, pero no la toques si estás empezando.
6. Redactá el cuerpo, el pie de página y, si querés, los botones. Los botones son eso que ves cuando le escribís a un banco y aparecen opciones debajo del texto: eso es Cloud API.
7. Variables: con corchetes insertás el nombre del contacto. Tenés que darle a WhatsApp un valor de ejemplo (por ejemplo, "Santiago") para que entienda de qué se trata esa variable. A la derecha ves la vista previa de cómo va a quedar.
8. Enviar a revisión. Queda en análisis. Puede tardar un minuto o dos; las primeras suelen demorar más porque las aprueba Meta.

Cuando figure aprobado, volvés a Chats, entrás al chat que querés recontactar, tocás el ícono del rayo → plantillas → seleccionás la tuya. El nombre del contacto se rellena solo.

Cuidado con el contenido: la aprobación la hace un bot de Meta. Si usás palabras prohibidas, algo que huela a spam o contenido de categorías restringidas, no te la van a aprobar.

Cuánto cuesta realmente (según el video, 2025)

Buscá en Google el WhatsApp Pricing Calculator. Ahí elegís tu país y la cantidad de mensajes.

Los números que se ven en el video, para Argentina:

• Abrir una ventana de 24 horas de tipo marketing: 0,0618 por conversación.
• 500 mensajes de marketing: 30,90 dólares en Meta.

Además, cada cuenta de WhatsApp Business tiene 1000 conversaciones de servicio gratis por mes. Las conversaciones de servicio son las iniciadas por los usuarios y se centran en resolver consultas de los clientes. Pasadas esas mil, se cobran.

La diferencia práctica: si tenés que recontactar a alguien con quien ya venías hablando ---lo abriste el lunes y lo contactás el miércoles---, podés usar una plantilla configurada como service en vez de marketing, y sale más barato. Para difusiones masivas, en cambio, tenés que usar marketing.

Los otros tipos que aparecen en la calculadora (authentication, por ejemplo) casi no se usan en este contexto.

Cómo hacer una difusión masiva

Si querés el detalle de cómo se arman y aprueban los textos que vas a usar acá, está en plantillas de WhatsApp en Kommo, y el criterio de envío a volumen en mensajes masivos de WhatsApp desde Kommo.

Con Cloud API ya conectado:

1. Tocás los tres puntitos → Nueva difusión → Crear difusión → Difusión básica.
2. Toma automáticamente tu número de WhatsApp Cloud API.
3. Te muestra a cuántos leads va a impactar. En el ejemplo del video, 261.
4. Añadir contenido: acá va sí o sí una plantilla. Seleccionás la que ya tenés aprobada.
5. Elegís cuándo lanzarla: inmediatamente o programada a un día y horario concretos.

Segmentá antes de disparar

Mandarle a los 261 no siempre es lo que querés. Podés filtrar por etapas o por etiquetas antes de crear la difusión. En el ejemplo, filtrando solo "chats generales", los 261 pasaron a 229. Quitás todas las etapas, dejás la que te interesa, aplicás, y recién ahí creás la difusión.

Los dos ajustes finales que casi nadie hace

Controlar el gasto

En business.facebook, en la sección de Billing hub / accounts, ves todas tus líneas de WhatsApp, con qué tarjeta está pago cada una, podés agregar tarjetas y revisar el historial de gastos. Miralo una vez por mes.

Ponerle cara a tu WhatsApp

Un WhatsApp de empresa sin foto ni descripción baja la tasa de respuesta. Se configura así: Business Manager → configuración del Business Manager → Cuentas → Cuentas de WhatsApp → seleccionás la cuenta → Administrador de WhatsApp → Perfil.

Ahí subís la foto de perfil, editás el nombre, la categoría, la descripción ("somos una agencia de marketing"), la dirección, el correo electrónico y la página web. Guardás y queda aplicado a tu línea.

Y más adelante, si querés la cuenta de empresa oficial (la del tilde), se puede: es un trámite de verificación aparte que hay que averiguar con un poco más de detalle.

Por qué publicamos esto

Publicamos el proceso completo, con los precios incluidos, porque la mayoría de las malas experiencias con WhatsApp API vienen de no entender qué se estaba comprando: la gente descubre las ventanas de 24 horas y el costo por conversación recién cuando le llega el resumen de la tarjeta. Preferimos que hagas los números antes. El que entiende el modelo implementa mejor, y si después nos llama, nos llama para escalar y no para reparar.

Antes de migrar el número a WhatsApp Cloud API, exportar los contactos es el paso que más gente se saltea; después ya es cuestión de entender el límite de 250 conversaciones de Meta y decidir si te conviene la coexistencia o la API pura.

El siguiente paso

Si vas a integrar Kommo con WhatsApp Cloud API, hacé el ejercicio en este orden: chip nuevo, número con tu código de área, método de pago cargado, una plantilla aprobada y una difusión chica de prueba sobre un segmento filtrado. Con eso ya tenés el circuito completo funcionando y sabés cuánto te cuesta cada envío.

Si querés poner esta tecnología en tu negocio y preferís no pelearte con el Business Manager, escribinos. En DotsCom somos partners oficiales de Kommo: configuramos la cuenta, dejamos el WhatsApp listo para difusiones y capacitamos al equipo para que lo use bien desde el primer día.