Si tenés cinco vendedores mirando el mismo WhatsApp, ya sabés lo que pasa: el primero que reacciona se lleva la consulta buena y el resto se queja de que "le tocaron las malas". Un Round Robin en WhatsApp corta esa discusión de raíz: reparte los chats por lógica, no por suerte. Acá te muestro cómo lo armo dentro de Kommo, paso por paso, incluyendo el paso que casi todo el mundo se saltea y que deja al lead sin dueño real.
El round robin de WhatsApp en Kommo reparte los chats entrantes entre tus vendedores de forma automática, pero un paso que casi todos se saltean deja al lead con chat asignado y sin dueño real: acá cómo evitarlo.
"El que llega primero se lleva la consulta caliente": por qué eso te está costando plata
Cuando el reparto depende de quién mira el celular más rápido, pasan dos cosas. La primera es política interna: alguien siempre siente que le tocan las consultas que no compran. La segunda es peor y es operativa: si nadie es formalmente responsable de ese chat, no hay a quién reclamarle el seguimiento.
Round Robin resuelve las dos. Es una opción del salesbot de Kommo ---uno de los bloques que repaso en cómo crear bots de WhatsApp funcionales con Kommo--- que genera distintas ramas que van corriendo en orden. Entra un mensaje, va a la opción uno. Entra el siguiente, va a la opción dos. Cuando se termina la lista, vuelve a arrancar por la primera.
Y es agnóstico del canal. No importa si el mensaje entra por WhatsApp, por Instagram o por Facebook: cae en el derivador y se asigna igual.
Antes de tocar el bot: creá los usuarios
Esto parece obvio y no lo es. El Round Robin reparte responsabilidades entre usuarios que ya existen dentro de Kommo. Si no diste de alta a tus vendedores como usuarios, el bot no va a tener a quién asignarle nada.
Levantá primero los usuarios del equipo. Recién después armás el flujo. Si nunca diste de alta un usuario ni tocaste la matriz de permisos, empezá por permisos y roles de usuarios en Kommo CRM.
Cómo armar un bot Round Robin WhatsApp en Kommo paso a paso
1. Creá el salesbot desde cero
Entrás a tu plataforma, vas a Leads, después a Automatizar, y ponés Agregar disparador. Elegís Salesbot para crear uno nuevo y seleccionás Comenzar desde cero.
2. Elegí la opción Round Robin
Dentro del bot, la opción que buscás es la última de la lista: se llama Round Robin. Ahí definís cuántas ramas querés. Para un equipo de cinco vendedores, ponés cinco opciones: 1, 2, 3, 4 y 5.
3. Cambiá el usuario responsable del contacto
En cada rama agregás Siguiente paso → Acciones → Cambiar usuario responsable, y asignás a una persona distinta. En el ejemplo que uso en el video son Luciano, Agustín, Mariano, Pablo y Juan: un equipo de ventas de un cliente real.
Este primer cambio se aplica sobre el main contact.
4. El paso que casi todos se olvidan (y es el error grave)
Acá está el punto donde se rompe la mayoría de las implementaciones.
Después de cambiar el responsable del contacto, mucha gente pone directamente Acciones → Cambiar etapa del lead, manda el chat a la primera columna del embudo y finaliza el bot. Parece que quedó bien. No quedó bien.
Ese es un error bastante grave, porque no termina de darle la responsabilidad al vendedor y después no le entran los chats a la persona correspondiente.
La solución es agregar un paso más antes de cambiar la etapa: otro Acciones → Cambiar usuario responsable, pero esta vez en vez de elegir main contact, seleccionás acuerdo. Y ponés, por supuesto, la misma persona.
O sea, el orden correcto de cada rama es:
- Cambiar usuario responsable → main contact → vendedor
- Cambiar usuario responsable → acuerdo → el mismo vendedor
- Cambiar etapa del lead → primera columna del embudo
- Parar salesbot
Recién ahí el lead tiene dueño de verdad.
5. Duplicá y ordená
El resto es copiar y pegar. Vas duplicando la secuencia para cada vendedor y cambiando el nombre en los dos pasos de responsable. También podés duplicar el bloque de cambio de etapa y reutilizarlo: lo arrastrás, lo conectás y ya se va armando solo.
Si tenés un equipo grande, hay que hacerlo con todo el equipo. Es tedioso, pero es una sola vez. Después conviene ordenar visualmente el flujo para que se entienda de un vistazo.
6. Opcional: que el bot se presente con el nombre del vendedor
Antes de finalizar podés meter un mensaje automático. En lugar de terminar el bot, agregás un mensaje del tipo:
"Hola, soy [nombre del usuario responsable], asesor de ventas. ¿En qué puedo ayudarte?"
El nombre se inserta con un corchete, buscando el campo nombre del usuario responsable dentro de lead. Así el cliente recibe el nombre de la persona que efectivamente le va a contestar, sin que nadie escriba nada.
7. Configurá el disparador correcto
Este detalle define si el bot funciona o no. En Ejecutar, tenés que poner cuando se inicia un chat por mensaje entrante en cualquier canal. Ese es el disparador activo. Guardás, y el bot ya está corriendo.
Aprovechá también para renombrarlo. Yo le pongo algo descriptivo, tipo "Bot derivador de consultas", para que dentro de seis meses se sepa qué hace.
Cómo se ve el reparto en la práctica
Supongamos un equipo de cinco y un día normal:
| Mensaje que entra | Canal | A quién se asigna |
|---|---|---|
| 1 | Luciano | |
| 2 | Agustín | |
| 3 | Mariano | |
| 4 | Pablo | |
| 5 | Juan | |
| 6 (dos horas después) | Luciano, vuelve a arrancar |
No importa la plataforma. El bot termina la vuelta y empieza de nuevo por la opción uno.
Este video, de hecho, se lo podés mandar a tu equipo de ventas. Cuando alguien dice "a mí me tocan las consultas que no son buenas", la respuesta es simple: esto es lógica pura, no es una cuestión de suerte.
El lead además pasa de leads entrantes ---esa columna que a veces ni se ve--- a la primera columna donde ingresan los chats. Es decir, entra al embudo ya aceptado y con dueño.
El complemento obligatorio: permisos por responsable
Armar el reparto y dejar los permisos abiertos es hacer la mitad del trabajo. Si dejás leads vistos: permitido, cada vendedor va a poder ver todos los leads, no solo los suyos.
Andá a Ajustes → Usuarios, entrá al vendedor y configurá:
- Leads vistos: solo si es responsable
- Editar: solo si es responsable
- Eliminar: solo si es responsable
- Exportar: solo si es responsable, o directamente negado si no querés que tus vendedores puedan exportar la base
En la interfaz esto se maneja arrastrando una bolita hasta el estado que querés; el nivel intermedio queda marcado en amarillo. La creación de leads sí la podés dejar permitida.
Combinado con el Round Robin, el resultado es claro: el bot asigna responsabilidad, y el permiso hace que cada uno vea únicamente lo que le corresponde.
Un detalle que ahorra mucho tiempo: podés personalizar estos permisos y guardarlos como plantilla. Yo tengo armados templates de "asesor de ventas" y de "permisos de encargado", así el próximo usuario queda listo en dos clics.
¿Hasta dónde escala esto?
Bastante más de lo que la mayoría cree. Hoy trabajo con una concesionaria acá en Córdoba que tiene más de 16 vendedores. Derivar ese WhatsApp a mano sería imposible de sostener.
Lo que hacen es tener WhatsApp Cloud API y encima el Round Robin repartiendo responsabilidades. Podés tener la cantidad de usuarios que quieras dentro de Kommo, y hasta 50 líneas de WhatsApp, aunque en la práctica los negocios usan una sola o a lo sumo dos.
Eso es lo importante del modelo: un número oficial de la empresa, muchos usuarios adentro, y cada vendedor respondiendo los mensajes que le llegan con su responsabilidad asignada. Ahí tenés un equipo de ventas escalable de verdad, corriendo sobre tu ecosistema y no sobre celulares personales.
Si venís de WhatsApp con QR y querés dar este salto, el paso previo es la integración completa de Kommo con WhatsApp Cloud API.
Por qué publicamos esto
Podríamos guardarnos el detalle del doble cambio de responsable y cobrarlo como "consultoría de bots". Preferimos publicarlo. El que arma el Round Robin mal termina con un equipo que no confía en el CRM, y esa desconfianza es carísima de revertir. Un mercado que entiende cómo funciona la herramienta compra mejor, implementa mejor y, cuando nos llama, nos llama para escalar algo que ya funciona y no para apagar un incendio.
Configurar bien el round robin WhatsApp para repartir los chats entre vendedores no sirve de nada si después no hay una revisión periódica de los leads sin dueño: la distribución automática necesita ese chequeo manual igual.
El siguiente paso
Si tenés 15, 20 o 50 vendedores y hoy el WhatsApp se reparte a mano, el Round Robin no es un lujo: es la única forma de sostener el volumen sin perder trazabilidad. El bot lo podés armar vos siguiendo estos pasos.
Si preferís que lo hagamos nosotros, en DotsCom somos Kommo partners: hacemos la instalación, armamos los bots y capacitamos a tu equipo adentro de tu empresa. Escribinos y vemos juntos cómo queda tu reparto de chats.
Preguntas frecuentes
01¿El Round Robin sirve solo para WhatsApp?
No. El disparador correcto es "cuando se inicia un chat por mensaje entrante en cualquier canal", así que reparte igual los mensajes de WhatsApp, Instagram y Facebook.
02¿Por qué hay que cambiar el usuario responsable dos veces?
Porque un cambio aplica al contacto (main contact) y el otro al acuerdo. Si solo hacés el primero y pasás directo a cambiar la etapa, el vendedor no recibe realmente los chats.
03¿Cuántos vendedores puedo poner en el reparto?
Los que quieras. El ejemplo del video usa cinco, pero podés crear tantas opciones como usuarios tengas. En una concesionaria de Córdoba lo aplicamos con más de 16 vendedores.
04¿Puedo evitar que cada vendedor vea los leads de los demás?
Sí, y hay que hacerlo. En Ajustes → Usuarios ponés leads vistos, editar y eliminar en "solo si es responsable", y exportar en negado si no querés que se lleven la base.
05¿Cuántas líneas de WhatsApp puedo conectar?
Hasta 50 números dentro de Kommo, aunque lo normal es que un negocio use uno solo o a lo sumo dos, y reparta ese número entre todos los usuarios.
06¿El round robin respeta si un vendedor está de vacaciones o inactivo?
Depende de cómo armes el disparador: podés sacarlo temporalmente de la lista de reparto o dejar una condición que lo salte mientras esté marcado como inactivo.
07¿Puedo combinar round robin con reparto manual para cuentas VIP?
Sí. Se arma una condición previa que detecte a los contactos VIP y los derive a un vendedor específico, y recién si no aplica esa condición entra el round robin para el resto.
