Instalar Kommo con WhatsApp: la guía rápida que nadie te da

Si tenés el WhatsApp explotado, mensajes de Instagram sin responder hace semanas y presupuestos que quedaron en "te lo mando mañana", el problema no es tu equipo: es que no tenés dónde apoyar la conversación. En esta guía te muestro cómo instalar Kommo con WhatsApp de punta a punta, tal como lo hice en vivo en una implementación real: conexión de canales, permisos, embudo y los tres bots que sí uso con clientes.

Esta es la guía rápida para instalar Kommo con WhatsApp: la vía QR de WhatsApp Lite en minutos y qué plan necesitás si tu objetivo es tener el Salesbot funcionando desde el día uno.

"Tengo todo desparramado y se me pierden los leads": el punto de partida

El caso que uso siempre para explicar esto es el de Ignacio, un cliente que vendía piscinas acá en Córdoba. Tenía el WhatsApp explotado, mensajes de Instagram sin responder y mensajes de Facebook con semanas o meses de demora.

Decían que iban a mandar presupuestos y no los enviaban. El speech no estaba estandarizado: cada uno contestaba como quería. Y lo más caro de todo: varios vendedores mandaban su número personal, así que cuando esa persona se iba, el lead se iba con él porque no existía base de datos.

Eso es exactamente lo que un CRM resuelve. CRM es client relationship management: un software que centraliza las conversaciones y te deja la base de datos armada sola, con nombre, compañía, teléfono y correo de cada persona que te escribió.

¿Qué te da Kommo antes de tocar un solo botón?

Kommo está hoy en más de 109 países. Cuando entrás por primera vez te hace un par de preguntas (rubro, tamaño de la empresa) y te arma el espacio de trabajo. Lo que vas a encontrar adentro es esto:

• Un panel general con cuántos mensajes te entran, qué diálogos tenés abiertos y un gráfico de torta con el origen de tus leads.
• El embudo, con columnas que podés editar y renombrar.
• Los chats, donde van a llegar WhatsApp, Instagram y todos los canales.
• Un calendario tipo Google Calendar, con tareas por cada lead.
• Las listas, que son la base de datos propiamente dicha.
• Analítica de ventas.
• Y el apartado de integraciones, que es donde arranca la instalación.

Cómo instalar Kommo con WhatsApp paso a paso

1. Conectá Facebook (y con eso te viene Instagram)

Entrás a integraciones, tocás Facebook, instalar, autorizar. Se abre Facebook y te pide conectar la cuenta. Cuando termina te aparece la imagen y el nombre de tu negocio, y ahí tenés que ir agregando qué querés que entre: los mensajes de Messenger, la fanpage, y si querés, también los comentarios.

Si en tu fanpage ya tenés Instagram vinculado, Kommo te conecta los dos de una: mensajes e historias de Instagram, más los comentarios. Un detalle: si vas a conectar varios Instagram, todos tienen que colgar de una misma cuenta de Facebook administradora.

Ahí mismo podés dejar configurado un rompehielos, que es ese mensaje predeterminado tipo "Hola, contanos tu consulta" que aparece cuando alguien abre el chat con la empresa.

2. Elegí bien: WhatsApp Lite o WhatsApp Cloud API

Acá está la decisión que define todo lo demás, y donde más gente se equivoca. Kommo te ofrece dos WhatsApp distintos.

Con Cloud API te cobran independientemente de la cantidad de mensajes que recibís: se paga por los que enviás, alrededor de 0,06 según lo mencionado en el video, y hay una calculadora oficial para estimarlo. Si tu empresa necesita hacer difusiones masivas, tenés que ir directamente a Cloud API.

Ahora, si estás arrancando y querés conocer la herramienta, mi recomendación de siempre a los clientes es empezar con Lite: es lo mismo que WhatsApp Web y es gratis.

3. Escaneá el QR (y cuidá las sesiones)

Tocás WhatsApp Lite, aceptás las políticas, instalar. Después te pregunta si tenés Android o iPhone, abrís WhatsApp en el teléfono ---Business o Messenger, es indistinto---, vas a Ajustes, Dispositivos vinculados, y escaneás. Es tan simple como eso.

Dos cosas que veo fallar todo el tiempo:

1. WhatsApp permite un máximo de cuatro sesiones vinculadas. Si ya tenés cuatro, tenés que borrar una para poder sumar Kommo.
2. No borres el dispositivo de Kommo desde el teléfono. Es lo que más me pasa con los clientes que usan Lite: borran la sesión y se desconecta. Cuando eso pasa, en Kommo el estado te queda en rojo con una cruz. Miralo cada tanto.

Si manejás varias líneas, ponele nombre a cada WhatsApp. Kommo te deja escanear hasta 50 líneas distintas, y eso para una empresa con varios puntos de venta cambia el juego.

4. Sumá el resto de los canales que ya usás

Con eso ya estarías instalado, pero se puede ir bastante más lejos. Podés conectar Telegram, Slack, los formularios de LinkedIn (útil si querés centralizar reclutamiento), Mercado Libre ---una extensión nueva que contesta las consultas desde la API---, Shopify, Zoom, medios de pago como Stripe, PayPal y Mercado Pago, Dropbox, Google Drive y Google Sheets.

Hay integraciones de terceros que son pagas y que en general no usamos con nuestros clientes. Y si te animás, la API es pública: podés desarrollarte la tuya.

¿Cuánto cuesta esto realmente?

Los números que mencioné en el video, con la salvedad de que son los vigentes al momento de esa grabación (2025): el plan que sí o sí te recomiendo es el de $25 por usuario, porque es el que incluye el Salesbot. El plan más barato no lo incluye, y sin Salesbot te quedás sin la mitad de lo bueno. El de $45 agrega funciones de IA que, sinceramente, con nuestros clientes no estamos usando, así que de movida no hace falta.

La cuenta es simple: 25 por usuario por mes. Un usuario por seis meses son $150. Y con equipo, el ejemplo que doy en el video es este: 10 licencias contratando 9 meses, que con el mes bonificado del partner te terminan quedando 10 meses en total, son 2000.

Comprando a través de un Partner hay meses bonificados: 9 meses te suman uno gratis, un año te suma dos ---12 más 2, catorce meses--- y dos años suman seis. Además, como Partner puedo habilitarte 7 días gratuitos para que lo pruebes con WhatsApp e Instagram ya conectados.

Permisos: el paso que casi todos se saltean

Antes de meter gente adentro, definí quién ve qué. Vas a usuarios, agregás a la persona con su correo, la metés en un grupo (por ejemplo, "oficina de ventas") y elegís entre hacerla administrador total ---tiene el mismo poder que el dueño--- o personalizar permisos.

Para un vendedor, la configuración que uso es esta:

• Leads: ver y editar solo si es responsable. Eliminar y exportar, negado.
• Contactos: ver y editar solo si es responsable. Eliminar y exportar, negado.
• Compañías: ver y editar solo si es responsable.
• Tareas: puede crearlas si es responsable, y puede eliminarlas por si se equivocó al cargar una.
• Productos: ver sí, editar y exportar negado.
• Incoming leads: siempre negado.

Cuando terminás, guardalo como plantilla ("template ventas"). El próximo colaborador que sumes hereda toda esa configuración sin que tengas que rehacerla.

El embudo y los leads entrantes

Las columnas son editables e infinitas, pero acá va la advertencia más importante del video: a mayor cantidad de columnas, más se frustra tu equipo y menos lo usan. Un esquema que funciona es nueva consulta, interesado, por cerrar / seguimiento, no interesado o no califica, y cliente.

Después hay negocios que arman las suyas: una concesionaria con la que trabajo tiene una columna "WhatsApp personal", porque el vendedor sigue la charla por su línea. Un e-commerce tiene "pedido pendiente de envío". Y un estudio contable no lo usa para vender: tiene columnas impositiva, laboral y contable. También podés armar embudos separados para fabricación, ventas o recursos humanos: no es obligatorio que Kommo sea solo un canal de venta.

Los leads entrantes (incoming leads) son la bandeja donde caen todos los mensajes nuevos. Los aceptás o los borrás. Si arrastrás la tarjeta a otra columna, se acepta automáticamente.

En la tarjeta del lead cargás presupuesto, método de pago, razón de pérdida, número y fecha de contrato, y los campos que quieras agregar. Nosotros siempre sumamos el CUIT, porque si después hay que facturar, el dato ya está.

El error del "chat para"

Presten atención a esto porque lo cometen mis clientes y lo cometí yo mismo grabando. Arriba del chat dice "chat para". Si elegís el contacto que tiene el logo de WhatsApp, le hablás al cliente. Si elegís un nombre sin ese logo, le estás hablando a un usuario interno de tu propio sistema.

Y está bien que exista: sirve para pedirle a un colaborador "revisá este lead, necesito una mano". Todo lo que aparece en gris está por fuera del chat con el cliente. Pero verificá siempre a quién le estás escribiendo antes de mandar.

Lo mismo aplica a las notas (son los post-it internos: "le interesa Meta Ads y Google Ads") y a las tareas, que sí impactan en el calendario. Cuando completás una tarea, Kommo te obliga a cargar un resultado: "ya lo llamé, semana próxima confirma el presupuesto". Eso es lo que te da accountability real de lo que pasa en tu empresa.

Los tres bots que sí uso en implementaciones

Bot 1: fuera de horario

Tomás una plantilla, editás el mensaje y ponés "parar bot" al final. El disparador tiene que ser mensaje entrante en cualquier canal. Y acá el detalle: no configurás el horario en el que estás, configurás el horario en el que no estás. Si atendés de 8 a 16, el bot va de 16 a 23:30 y de 00 a 8, de lunes a viernes. Prestá atención a ese 23:30: no pongas 00. Copialo a todas las columnas, porque el cliente te puede escribir estando en cualquier etapa.

Bot 2: derivador de mensajes (round robin)

Este reparte las consultas entre vendedores. Usás el bloque round robin, que corre la opción uno, después la dos, y así con las que agregues. En cada rama ponés la acción "cambiar usuario responsable".

El detalle que casi nadie hace: hay que cambiar el responsable en el contacto principal y también en el acuerdo. Si solo cambiás uno, la asignación queda a medias. Todo el armado está en round robin en Kommo para repartir chats de WhatsApp. Sumale una acción de cambio de etapa hacia "nueva consulta" y, si querés, un mensaje automático con la macro de nombre completo del contacto para que salga personalizado.

Este bot va ubicado en leads entrantes, con disparador "activo siempre", para que acepte el mensaje y lo mande al embudo solo.

Ojo con algo: el administrador es responsable de todos los leads por defecto, salvo que definas lo contrario. Con permisos de "solo si es responsable", cada vendedor ve únicamente lo suyo y el dueño ve todo. La matriz completa está en permisos y roles de usuarios en Kommo CRM.

Bot 3: remarketing / seguimiento

Un temporizador ---24 horas, 7 días, 30 días, lo que necesites--- y después un mensaje del tipo "Indicame si pudiste ver nuestro mensaje y si estás interesado en nuestros servicios". El disparador es cuando el lead es movido a esta etapa. Arrastrás la tarjeta a "por cerrar / seguimiento" y queda un bichito contando por detrás.

Se puede complejizar todo lo que quieras. En una estética de Mendoza el bot espera 12 segundos, ofrece menú de servicios, dirección o hablar con un asesor, manda la web para agendar, y si a las 72 horas no hubo respuesta empuja el lead a una columna de remarketing. Con eso se puede llegar a números grandes: hay cuentas con 19.400 leads adentro, y una concesionaria con la que trabajo mueve más de 100 mensajes por día entre campañas de Google, Meta y Mercado Libre.

Por qué publicamos esto

Podría no contarlo y esperar a que me llames. Pero la realidad es que el que instala mal termina llamándonos igual, y arreglar una implementación torcida cuesta más que hacerla bien de entrada. Prefiero un mercado que entienda lo que está comprando: que sepa por qué Lite no sirve para difusiones, por qué los permisos se definen antes de sumar gente y por qué veinte columnas matan la adopción del equipo. Si después de leer esto lo hacés vos mismo, buenísimo. Ese es el punto.

Si tu prioridad es conectar WhatsApp a Kommo rápido, la instalación express de Kommo por QR te deja operando en minutos; migrar a algo más robusto siempre lo podés hacer después, cuando el volumen lo pida.

El siguiente paso

Todo lo que leíste acá se puede hacer solo: la plataforma está, la guía también. Si querés ir un paso más adentro, mirá el video completo donde muestro cada pantalla en vivo, y seguí con la guía de errores al instalar Kommo con WhatsApp para no repetir los que ya vimos mil veces.

Y si preferís que alguien te lo deje andando ---conexión de canales, permisos, embudo y los tres bots configurados, más la capacitación al equipo--- escribime y lo vemos. Como Partner puedo habilitarte 7 días para que lo pruebes con tus canales conectados antes de decidir nada.