Si sos empresario, lo más probable es que no tengas horario. Y si no tenés horario, tampoco tenés límite. Este tutorial Google Calendar cubre la parte técnica: cómo se crean los eventos y las series, cómo se invita al equipo, qué configuraciones conviene tocar, cómo se comparten los calendarios y cómo se sincroniza todo con Kommo CRM para que las tareas de venta te lleguen al teléfono.
Si lo que buscás no es la herramienta sino el criterio ---qué poner en cada bloque y cómo se arma la semana de un dueño de negocio--- eso está en cómo planificar la semana con Google Calendar.
Arrancá con un calendario vacío. Es más fácil construir que corregir.
Este tutorial de Google Calendar para empresas cubre desde crear eventos recurrentes sin romper la serie hasta compartir calendarios entre el equipo y sincronizarlo con Kommo CRM.
Tutorial Google Calendar paso 1: crear un evento y que se repita solo
El evento con el que conviene practicar es el más simple y el que más ordena la vista: el sueño.
Tocás sobre el calendario y creás un evento. Si te acostás a las 11 de la noche y te levantás a las 7 de la mañana, ponés ese horario, y en el apartado que dice "no se repite" elegís que sea todos los días. Guardás y ya te queda armada la semana completa.
Después cambiale el color. Yo le pongo un tono crema, porque es algo importante pero no es una tarea. Cuando modifiques cualquier cosa de una serie ya creada, elegí "este y los siguientes eventos" para que el cambio se aplique de acá en adelante.
Un truco chico: los eventos aceptan emojis. En Windows, apretá la tecla Windows más el punto y se abre el selector.
Con ese solo evento ya definiste ocho horas en las que no vas a estar activo, y el resto de la agenda se acomoda alrededor.
Series a medida: personalizada, hábiles y mensual
Acá está la mayor parte del trabajo real con la herramienta, porque casi todo lo que hace una empresa se repite con algún patrón.
Repetición personalizada. Si querés que algo pase solo de lunes a viernes, no elijas "todos los días", porque te lo va a meter sábado y domingo. Entrá en personalizado y marcá lunes, martes, miércoles, jueves y viernes.
Días hábiles. Para bloquear tu jornada podés crear un evento "trabajo" de 9 a 18 y ponerle que se repita en días hábiles. Es otra forma de hacer lo mismo, y sirve para que vos mismo sepas dónde termina el día.
Mensual con patrón. Google también entiende reglas del tipo "el tercer sábado de cada mes". Si creás el evento un sábado a las 10 y le ponés esa recurrencia, no aparece el sábado siguiente ni el otro: aparece recién el tercer sábado del mes que viene. Sirve para el cierre contable, la reunión de socios o la revisión de métricas.
Sin fecha de finalización. Para lo que es permanente, dejá la serie sin fecha de fin y olvidate.
Reuniones con el equipo: invitados y videoconferencia
Si tenés una daily, se programa una sola vez.
- Creá el evento a las 9 con 15 minutos de duración.
- Agregale la videoconferencia de Google Meet directamente desde el evento.
- Ponele un color fuerte, tipo rojo: es importante y tiene que saltar a la vista.
- En repetición elegí personalizado y marcá de lunes a viernes.
- Agregá a los invitados. Si tenés cinco desarrolladores, un project manager, un product owner o un scrum master, cargás sus mails ahí y a todos les queda agendado.
Cuando invitás al equipo, a cada uno le llega el mail y, si tiene la app, la notificación en el teléfono antes de la reunión. Ese es el motivo real para cargar invitados y no mandar el link por chat.
Las configuraciones de Google Calendar que casi nadie toca
Acá está la diferencia entre usar Google Calendar y tenerlo bien puesto. Andá a la ruedita de configuración.
| Configuración | Qué hacer y por qué |
|---|---|
| Idioma, país y formato de hora | Si estás en Latinoamérica, elegí español (Latinoamérica) y tu país. El formato de Estados Unidos es al revés y te va a confundir. |
| Zona horaria secundaria | Activala si trabajás con otros países. Yo tenía clientes en Barcelona y Madrid: agregué Madrid con la etiqueta “ESP” al lado de “ARG” y veo las dos columnas. La diferencia con Argentina cambia entre 4 y 5 horas según la época del año. |
| Duración predeterminada de eventos | Yo la tengo en 60 minutos, pero te recomiendo ponerla en 30: si dejás 60, por inercia llenás la hora aunque no la necesites. |
| Google Meet automático | Activalo para que toda reunión que crees ya tenga la videollamada puesta. |
| Notificaciones | Desactivalas en el navegador y configuralas en el teléfono, que es donde de verdad las vas a ver. |
| Reducir el brillo de eventos pasados | Activalo. Los días que ya pasaron se ven más oscuros y de un vistazo sabés en qué punto de la semana estás. |
| Comenzar la semana el lunes | Yo la arranco el lunes. Hay clientes que la piensan desde el domingo: elegí una y sostenela. |
Un par más que conviene revisar: mostrar fines de semana (sí), eventos rechazados y tareas completadas (a gusto), y números de semana y reloj mundial, que yo no uso.
Y si estás migrando de una cuenta de Gmail a un Workspace empresarial, mirá importar y exportar: descargás el calendario de una cuenta y lo importás en la otra. Es el paso que evita empezar de cero.
Compartir calendarios con tu equipo
Esta función sola justifica el tutorial.
Desde tu calendario tenés la opción vínculo para compartir. Lo compartís con alguien de tu equipo y a partir de ahí saben si estás ocupado, si tenés una reunión y cómo viene tu agenda.
Pero lo importante es el sentido inverso: pedile el vínculo a tus colaboradores, o que te agreguen con tu mail. Con eso podés tener cargado el calendario de tu project manager, de un desarrollador o incluso de un cliente. Entrás, mirás, y ya sabés si está en horario de trabajo, si está activo y si tiene reunión. Le agendás directo.
Dejás de preguntar por mail o por WhatsApp "cuándo podés". Esa pregunta desaparece del día.
Los calendarios se encienden y se apagan con un clic, así que podés tener varios cargados y mirar de a uno. Google también te crea automáticamente el de cumpleaños y el de tareas, y del lado derecho tenés Keep, Tasks, contactos y complementos, aunque yo normalmente no los uso.
En cuanto a la vista: día, semana, mes o año. Yo trabajo siempre en semana; con esa visión panorámica alcanza.
Integraciones: Calendly, HubSpot y Kommo CRM
La idea es que todo lo que uses vuelque el evento en el calendario. Si tenés Calendly integrado con Google Calendar, o si tenés HubSpot, todas las agendas que se reserven te van a llegar ahí.
El plus que convierte la agenda personal en una herramienta comercial es la sincronización con Kommo CRM. Dentro de Kommo:
- Andá al apartado calendario.
- Tocá los tres puntitos y elegí sincronizar.
- Poné continuar con Google y seleccioná la cuenta de correo que corresponda.
- Dale todos los accesos.
Queda una sincronización bidireccional en tiempo real con Google Calendar.
¿Para qué sirve en la práctica? Estás trabajando un lead y le creás una tarea: "llamar a este cliente", mañana a las 11, con tipo de tarea seguimiento (también podés elegir reunión o personalizada). La creás y la ves dentro del calendario de Kommo.
Y si te vas a Google Calendar, ahí está: aparece la tarea con el nombre del lead y con un link automático. Si lo tocás, te redirige a Kommo y te abre esa tarea con el lead cargado. No tenés que buscar nada.
El remate es el teléfono. Descargate la app de Google Calendar y configurá el aviso 10 minutos antes. Entonces, a las 10:50, el teléfono te avisa que tenés que llamar a ese cliente. Ese es, en la práctica, todo el sistema de seguimiento que hace falta.
Por qué publicamos esto
Porque nos pasa seguido: implementamos un CRM completo, con canales conectados y automatizaciones, y al tiempo el equipo sigue perdiendo seguimientos. El problema nunca fue el software. Aunque tengas Kommo CRM, si no ordenás tu agenda y no sos ordenado en la diaria, no va a funcionar. Preferimos que el cliente llegue a la implementación con esta base resuelta, aunque eso signifique regalar el tutorial completo.
Dominar Google Calendar para empresas —compartir el calendario de Google con el equipo y sincronizar Google Calendar con Kommo— es la base sobre la que después se apoya cualquier seguimiento de ventas serio.
El siguiente paso
El tiempo es escaso y hay que saber administrarlo, el propio y el del equipo. Yo no tengo agenda física: trabajo con una notebook, me muevo todo el día y todo lo que tengo está en el calendario y en el teléfono.
Si tu equipo no se organiza, pasales este tutorial antes de comprar cualquier herramienta. Y cuando la herramienta esté bien configurada, el paso que sigue es decidir qué va adentro de cada bloque: eso está en cómo planificar la semana con Google Calendar.
Si querés que revisemos cómo ordenar los tiempos de tu equipo y conectarlos con tu operación comercial, escribinos y lo vemos sobre tu caso concreto.
Preguntas frecuentes
01¿Cómo hago que un evento se repita solo de lunes a viernes?
En la repetición elegí "personalizado" y marcá lunes, martes, miércoles, jueves y viernes. Si ponés "todos los días" te lo va a repetir también el sábado y el domingo.
02¿Cómo modifico un evento que se repite sin romper la serie?
Al guardar el cambio, Google te pregunta el alcance. Para que se aplique de ahí en adelante, elegí "este y los siguientes eventos".
03¿Cómo veo el horario de un cliente de otro país?
Activá la zona horaria secundaria en la configuración y agregá la ciudad, con su etiqueta. Vas a ver las dos columnas de hora al mismo tiempo, útil porque la diferencia cambia según la época del año.
04¿Cómo sé si alguien de mi equipo está disponible sin preguntarle?
Compartiendo calendarios. Con el vínculo o el mail de tu colaborador cargado, entrás a su calendario, ves si está en horario de trabajo y si tiene reuniones, y le agendás directo.
05¿Puedo pasar mi calendario de Gmail a un Workspace de empresa?
Sí, con importar y exportar: descargás el calendario de la cuenta vieja y lo importás en la nueva.
06¿Qué gano sincronizando Kommo con Google Calendar?
Que las tareas que creás sobre un lead aparezcan en tu calendario con un link directo al lead, y que el teléfono te avise antes de cada seguimiento. Es sincronización bidireccional en tiempo real.
07¿Necesito Google Workspace para compartir calendarios en la empresa?
No es obligatorio, pero lo simplifica mucho: con Workspace ves la disponibilidad del equipo más fácil que combinando cuentas de Gmail personales.
08¿Qué pasa si cambio de zona horaria constantemente por reuniones internacionales?
Activá la zona horaria secundaria para ver dos columnas de hora a la vez, en vez de estar convirtiendo el huso horario a mano en cada reunión.
