Configurar Kommo CRM desde cero: lo que nadie te cuenta

El 50% de las cuentas que auditamos están mal configuradas. No en algo exótico: en la zona horaria, en la moneda, en los ajustes de los usuarios. Cosas que se definen en los primeros diez minutos y que después arrastrás durante años. Acá te dejo el paso a paso completo para configurar Kommo CRM desde cero, sacado de una implementación real que grabé de punta a punta: espacio de trabajo, roles, WhatsApp Cloud API, bots y embudo. Si los cimientos están torcidos, el edificio se cae. Así de simple.

Esta es la guía completa para configurar Kommo CRM desde cero: espacio de trabajo, roles, conectar WhatsApp Cloud API a Kommo, IA con base de conocimiento y crear un salesbot con round robin, en el orden en que conviene hacerlo.

"Crear la cuenta es fácil": ese es justamente el problema

Crear la cuenta parece fácil: aceptar, aceptar, siguiente. Ahí está la trampa. Tenemos más de 50 clientes con cuentas de Kommo y el patrón se repite: la cuenta arranca, entran leads, el equipo opera, y recién a los tres meses alguien nota que las fechas están en formato americano, que la moneda no es la que factura la empresa, o que un vendedor puede exportar toda la base de contactos.

Kommo no es nuevo: antes se llamaba amoCRM, existe desde 2009 y hoy opera en más de 109 países. Es una plataforma madura, y eso significa muchas opciones. No te asustes con la cantidad de botones: se configura una sola vez y bien. Un detalle antes de arrancar: la prueba estándar es de 7 días, pero con un link de partner tenés 14 días gratuitos.

Todas las cuentas creadas de 2026 en adelante vienen con el menú beta nuevo. Si venís de tutoriales viejos y te perdés, podés volver al clásico desde tu imagen de perfil → Configuración del perfil → menú izquierdo → menú izquierdo clásico. Elegí uno y quedate ahí.

Configurar Kommo CRM: los 6 ajustes del espacio de trabajo que definen todo lo demás

Andá a Ajustes → Configuración del espacio. Acá empieza lo importante:

1. Nombre del espacio. Es el nombre que ve tu equipo al iniciar sesión.
2. Dirección (subdominio). Por defecto Kommo usa el mail con el que te registraste. Cambialo por algo limpio de tu empresa. Ese link es el que les mandás a tus colaboradores para que entren directo.
3. Zona horaria. El error número uno. Si estás en Argentina, Buenos Aires.
4. Formato de fecha y de hora. 31/12/2026 no es lo mismo que 12/31/26. Y definí si trabajás con reloj de 12 o de 24 horas.
5. Tipo de cambio. La moneda con la que realmente facturás.
6. Formato del nombre de contacto. Nombre y apellido, o apellido y nombre. Parece menor hasta que exportás 5.000 contactos.

Activá también la verificación de dos pasos en tu perfil, y dejá encendidas las notificaciones de acuerdos entrantes, bandeja de entrada y menciones del chat de equipo: son las que evitan que un lead se enfríe. La copia de seguridad no está en los planes básicos, solo en los avanzados; si tu plan la tiene, programala semanal.

Roles y permisos: por qué no le podés dar todo a todos

Este es el punto donde más plata se pierde y menos se piensa. Dentro de Kommo, un usuario con permisos completos puede eliminar leads. Peor todavía: puede exportar tus contactos completos y llevárselos.

Trabajando con clientes identificamos tres niveles de acceso. Kommo no te los dice; los armás vos:

En la práctica, para un vendedor queda así: crea leads, los ve solo si es responsable, los edita, y no los elimina ni exporta. Contactos y compañías, igual. Tareas, solo las propias y sin permiso de eliminar: si se equivocó, que la marque como completada. Leads entrantes, ni verlos, porque de eso se encarga un bot. Para el manager cambia el alcance: ve por grupo, no solo lo propio.

Kommo te deja guardar el conjunto de permisos como plantilla ("vendedor", "manager"), así no rearmás todo cada vez que entra alguien. Y si tu licencia lo permite, podés limitar permisos por campo: por ejemplo, que un vendedor no vea el teléfono del contacto.

Los "grupos" se entienden mucho mejor si los pensás como sucursales: creás "Sucursal 1", asignás usuarios ahí, y el manager de esa sucursal ve lo de su gente pero no lo de la otra. El administrador ve todo, siempre. El detalle campo por campo está en la guía de permisos y roles de usuarios en Kommo CRM.

Inteligencia artificial en Kommo: qué sirve hoy y qué es humo

Vamos a ser honestos, porque acá se vende mucho humo. La IA no cierra un cliente, no le da la mano, no hace presentaciones en vivo y no te trae la venta servida. Nosotros somos una agencia muy orientada a la IA y la usamos todos los días, pero tiene un alcance.

En Ajustes → Configuraciones de IA vas a encontrar, todo en beta:

• Kommo Copilot. Un asistente en el lateral derecho que responde preguntas sobre cómo usar Kommo, con capturas y referencias. Trae información correcta, aunque tarda. Sinceramente, ni yo ni mis clientes lo usamos a diario. Se puede apagar.
• Respuesta sugerida. Esta sí la recomiendo y la tenemos activa en varias cuentas: mientras tu equipo chatea, la IA sugiere respuestas.
• Sugerencias de tarea. Detecta que hay que hacer un seguimiento y te lo propone.
• Fuentes de conocimiento. Cargás una URL, un PDF o texto plano. Cuando cargamos el sitio de la agencia, detectó 17 subdirecciones. El procesamiento puede tardar hasta 2 horas.

Ojo con el orden: la respuesta sugerida no se activa si antes no cargaste la base de conocimiento y completaste la descripción del negocio y las políticas. Si te tira error al guardar, es por eso.

Sobre costos: los paquetes de créditos para los Agentes de IA se pagan aparte de la licencia. En el video se ven paquetes de USD 29 por 5.000 créditos al mes y USD 99 por 50.000, y así en escala. No son costos ocultos, pero conviene saberlo. Las licencias mensuales sí conviene comprarlas vía partner, porque suma un mes extra gratis.

Conectar WhatsApp: Cloud API sí, coexistencia no (por ahora)

Este es el punto más delicado de toda la implementación. En Ajustes → Centro de integraciones → WhatsApp Business, al conectar un número Kommo te ofrece dos caminos. Tenés que elegir "Crear cuenta de WhatsApp Business". Si elegís "Conecta una app de WhatsApp Business", estás yendo a coexistencia, y hoy la coexistencia da errores desde Meta. No es un problema de Kommo: le pasa lo mismo a Respond, a Clienty, a Go High Level y a todos los CRMs. Las llamadas de WhatsApp API ya las liberó Meta y en algún momento van a estar en Kommo, pero hoy no justifican el riesgo.

El paso a paso, en orden

1. Conseguí un número nuevo para probar. No uses el número donde tenés todos tus clientes.
2. Evitá el prepago. Poné el plan mensual más barato posible: nos pasó con varios clientes que la operadora les revendió el número por falta de recarga.
3. Seleccioná el portfolio comercial y creá la cuenta de WhatsApp Business con el nombre y el sitio web de tu empresa.
4. Agregá el número con tu código de país, elegí el nombre visible y confirmá con SMS o llamada.
5. Cargá el método de pago en Facebook. Sin tarjeta, el servicio no se activa del todo. Vas a arrancar con un límite de 250 conversaciones iniciales.
6. Conectá con Facebook para el tracking. Casi nadie lo muestra: te trae los UTM de qué campaña, qué conjunto de anuncios y qué anuncio originó cada lead.
7. Verificá el portfolio. En Business Manager → Ajustes → Cuentas de WhatsApp. Si dice "sin verificar", entrá a ver detalles e iniciá la verificación: cuando uses plantillas y difusiones a volumen, Meta va a mirar esto.
8. Completá el perfil: foto, nombre visible, categoría, descripción y sitio web.

Una regla que no podés romper: un portfolio de Meta va en una sola cuenta de Kommo. Si intentás conectar ese mismo portfolio en otra cuenta, se desconectan todos los teléfonos de la cuenta anterior. Nos pasó y no es divertido. Dentro de una misma cuenta, en cambio, podés tener muchos números: tenemos un cliente con más de 25 o 30 WhatsApp conectados.

Meta también ofrece darte un nombre visible con un número que reserva él: da prestancia y te ahorra la línea, pero ese número es de Meta, no tuyo. El detalle fino está en la integración completa de Kommo con WhatsApp Cloud API.

Antes de borrar tu WhatsApp actual, hacé el respaldo

Si migrás tu número real, ese teléfono se borra de WhatsApp Business, esperás 3 minutos y se da de alta en Meta como WhatsApp Cloud. Perdés las conversaciones. Para no perder los contactos uso una extensión de Chrome, WhatsApp Download Phone Number (unos USD 6,99 al mes), que exporta un Excel con código de país, número, nombre y etiquetas. Se suscribe, se usa una vez y se da de baja. No es nuestra y no nos hacemos cargo: corroborá que estén todos los contactos antes de borrar nada.

El primer Salesbot: de "leads entrantes" a una máquina de seguimiento

Cuando entra un WhatsApp, el lead cae en la columna Leads entrantes y alguien tiene que aceptarlo, unirlo o eliminarlo. Hacer eso a mano, uno por uno, no escala. La primera acción de tu bot tiene que ser cambiar la etapa del lead a "Contacto inicial". Eso lo acepta automáticamente.

En Pipelines → Automatiza → Salesbot → Crear nuevo bot → Comenzar desde cero tenés estos bloques: mensaje, reacción, comentario, mensaje interno, list message, pausa, suscribirse a Meta, acciones, condición, validación, ir a otro paso, iniciar salesbot, paso de código, widgets, round robin y parar salesbot.

Cuatro cosas que solo se aprenden rompiéndolas:

• Máximo tres botones por mensaje. Si ponés un cuarto, WhatsApp reenvía el mismo texto con el botón sobrante aparte. Para más opciones usá list message, que abre un desplegable.
• La pausa es tu herramienta de seguimiento. "Pausa hasta recibir mensaje" con un temporizador de 2 horas: si no contesta, disparás el follow-up. También podés excluir horas laborales.
• En las condiciones, usá "es igual a", no "contiene". Cuando entra un lead desde un anuncio de Meta con texto fijo, "es igual a" te permite mandarle la info de ese producto en vez del menú genérico, que lo enfría. Con "contiene" te comés falsos positivos.
• Bots modulares, no gigantes. Cuando el flujo crece, cortalo y encadenalo con "iniciar salesbot".

Todo el armado de un bot funcional, bloque por bloque, está en cómo crear bots de WhatsApp funcionales con Kommo.

Round Robin: el error que arruina la asignación

El Round Robin reparte los chats entre tus vendedores en círculo: el primero a uno, el segundo a otro, y vuelve a empezar. Necesita mínimo dos opciones.

El detalle que casi todos se olvidan: en cada rama tenés que poner dos veces la acción "cambiar usuario responsable". Una sobre main contact (el chat) y otra sobre acuerdo (el lead). Si cambiás solo una, el vendedor recibe la conversación pero no ve el lead, o al revés. Lo desarrollamos entero en round robin en Kommo para repartir chats de WhatsApp.

Disparadores y bot fuera de horario

Los disparadores definen cuándo corre el bot: cuando se crea o se mueve a una etapa, cuando se inicia un chat por mensaje entrante, cuando llega un mensaje desde cualquier canal con pausa de un día, o cuando se envía un formulario, entra un correo o una llamada.

Y podés definir el horario de actividad del bot en períodos de 30 minutos. Por ejemplo, de 18:00 a 23:30: todo el que escriba en esa franja recibe el mensaje de fuera de horario.

Por qué publicamos esto

Porque el que configura mal termina llamándonos igual, pero seis meses más tarde y con la base sucia. Preferimos un mercado que entienda lo que compra: que sepa que la coexistencia hoy trae problemas, que los créditos de IA se pagan aparte, que un portfolio va en una sola cuenta. Te lo doy todo gratis y lo podés hacer por tu cuenta. Y si no tenés el tiempo, ahí estamos. Cualquiera de las dos nos sirve.

El dato que justifica todo este trabajo

Tenemos clientes que invierten USD 10.000 o 20.000 por mes en pauta. Nuestro cliente más grande acá en Córdoba es un grupo empresarial con 150 vendedores, y su problema no era generar leads: era que no podía saber si los vendedores contestaban ni cómo hacían el seguimiento. Cero accountability.

Está estudiado que el 80% de las ventas está en el seguimiento, entre el quinto y el doceavo contacto. Pero solo el 20% de los vendedores llega hasta ahí. La mayoría abandona antes y pierde ese 80%.

Un CRM bien configurado es la infraestructura para que ese seguimiento ocurra aunque nadie se acuerde. Y cuando movés los leads por las etapas con presupuesto cargado, sabés cuánto dinero tenés en la calle y dónde está el cuello de botella.

Seguir este orden para configurar Kommo CRM —desde conectar WhatsApp Cloud API a Kommo hasta crear el salesbot en Kommo— es lo que evita tener que rehacer la configuración inicial de un CRM paso a paso a los tres meses de haber arrancado.

Auditá tu cuenta antes de meter un lead más

Ya tenés el mapa: espacio de trabajo, roles por nivel, grupos por sucursal, IA con base de conocimiento cargada, WhatsApp Cloud API con portfolio verificado, salesbot con round robin y disparadores por horario. Ese es el piso profesional.

El siguiente paso es concreto: abrí tu cuenta y revisá dos cosas, los seis ajustes del espacio de trabajo y la matriz de permisos de tus vendedores. Hay una de cada dos chances de que encuentres algo mal.

Y si querés que lo miremos con vos, escribinos. Pero primero, andá y revisá la zona horaria.