"Lo tengo que agendar en el teléfono", "lo meto en un Google Sheet", "después lo paso al Excel". Y ese después no llega nunca. Dejar el Excel de ventas no es un capricho de orden: es dejar de tirar a la basura el único activo que tu empresa construye todos los días sin darse cuenta. Te muestro cómo Kommo arma esa base de datos sola, con cada persona que te escribe, y cómo la sacás cuando la necesitás.
Si todavía llevás el seguimiento de ventas en Excel, esta guía muestra cómo dejar el Excel de ventas sin perder nada: Kommo captura el lead solo, arma la base de datos automáticamente y te la exporta cuando la necesitás.
El problema real: tenés miles de contactos y ninguna base
Esta es la conversación que tengo todas las semanas con clientes. Usan WhatsApp Web o el WhatsApp del teléfono, les escriben decenas de personas por día, y cuando les preguntás por su base de datos la respuesta es siempre la misma: no tienen. Y conseguir mails les cuesta muchísimo. Llegar a 100 mails ya les parece un montón.
El dato que duele: para crear públicos similares (lookalike) dentro de Meta necesitás un mínimo de 100 registros para que empiece a buscar personas parecidas. O sea que esas empresas están literalmente en el piso mínimo de lo que la publicidad necesita para funcionar bien.
Nuestros clientes suelen ser midmarket: no son internacionales, pero tienen un flujo grande, varias sucursales o cobertura de todo el país. Les habla mucha gente. Y nunca armaron la base, por falta de tiempo o porque nunca usaron un CRM.
Por qué dejar el Excel de ventas: la planilla no se llena sola y el CRM sí
La diferencia no es estética. Es que uno se llena solo y el otro no.
En Kommo, cuando alguien te manda un mensaje, se crea un lead nuevo automáticamente. No tenés que hacer nada. El número de teléfono ya queda cargado en el contacto, y el mensaje que originó ese lead queda adentro. Si todavía no tenés clara la diferencia entre las tres piezas, la explico entera en qué es un lead, un contacto y un chat en Kommo CRM.
En el Excel, en cambio, alguien tiene que acordarse de copiar y pegar. Y no se acuerda.
Paso 1: conectá los canales por donde te escriben
La base de datos se llena con lo que entra, así que primero hay que abrir las puertas. Desde el apartado de ajustes conectás las integraciones que uses:
- Telegram
- TikTok
- Viber (poco usado en Latinoamérica)
- Formularios de LinkedIn
- Correos electrónicos
- WooCommerce
- Twilio
- Mercado Libre
Y varias más. Yo lo ejemplifico con WhatsApp, pero el criterio es el mismo para todos: si un canal no está conectado, esos contactos no existen para tu base. Cuando ya tenés varios canales entrando, conviene ordenar la atención con los filtros de supervisor del inbox de Kommo.
Si tenés leads que llegan por un formulario de la web y hoy caen en un Google Sheet, también los podés importar.
Paso 2: completá lo que la conversación no trae
Cuando entra el lead, el teléfono viene solo. El resto lo cargás vos: compañía, correo electrónico y cargo. Guardás y Kommo te crea también la ficha de la compañía, que podés seguir completando.
¿Se puede automatizar ese relleno? Sí. Si tenés un bot que pregunte el nombre de la empresa, el correo y el cargo, esos campos se completan solos a medida que la persona responde. Si no, se hace a mano, pero se hace una vez.
Ojo con los duplicados
Es normal que el mismo contacto aparezca dos veces. Kommo tiene una función de fusión: los seleccionás y los unís en un solo registro, y después corregís los datos que quedaron mal. También podés borrar los duplicados directamente. Este paso es el que le da orden real a la base.
Paso 3: mirá lo que ya tenés en Listas
Andá al apartado Listas. Ahí están todos los leads con los que conversaste alguna vez.
En la cuenta que muestro en el video hay 381 contactos. Pero para que se entienda la escala, abrí la cuenta de una empresa con la que trabajamos: 20.327 contactos. Veinte mil personas que en algún momento escribieron y que hoy son un activo consultable, no un recuerdo.
Ese es el punto: no es que la base se arma. Es que ya se está armando desde el primer día que conectás los canales.
Paso 4: exportar (acá se convierte en plata)
Tres puntitos, exportar. Eso es todo.
Te pregunta el formato: podés sacarlo como Excel o mandarlo directo a Google Sheets. Y podés filtrar antes: exportar la lista completa, o solo los contactos que tengan mail, o solo los que tengan determinada etiqueta.
El archivo te trae, por cada persona:
| Campo | Para qué te sirve |
|---|---|
| ID y contacto | Identificar el registro |
| Nombre y apellido | Personalizar cualquier envío |
| Empresa | Segmentar por tipo de cliente |
| Etiquetas | Filtrar por interés, sucursal o campaña |
| Leads creados | Ver el historial comercial |
| Email marketing y públicos en Meta y Google | |
| Teléfono | Difusiones por WhatsApp |
| Notas | El contexto que dejó el vendedor |
Con eso en la mano podés:
- Subir los mails a Meta para crear públicos similares y afinar tus campañas.
- Importarlos a Google Ads, con la misma lógica de públicos similares.
- Cargarlos en tu plataforma de email marketing: Klaviyo, ActiveCampaign, Mailchimp o la que uses.
- Hacer difusiones por WhatsApp a partir de los teléfonos, siguiendo el proceso de mensajes masivos de WhatsApp con Kommo.
- Pasarlos a HubSpot si trabajás con esa plataforma para la parte de negocios.
Cuánto vale realmente esta base
En el video hago la cuenta en voz alta: en el mercado americano se suele decir que un mail tiene un valor propio, y el ejemplo que doy es directo: si llegaras a tener 5.000 mails completos, eso equivale a 5.000 dólares. Y esa es solo la valuación del dato: encima de eso están los negocios que se crean con cada uno de ellos.
Ahora dalo vuelta. Cada mes que pasa sin CRM es un mes de contactos que entran, conversan, compran o no, y se evaporan. El lead es un activo. Los contactos son un activo. Cuanto más grande sea tu base, menos vas a depender de que un mes las ventas vengan flojas: hacés una difusión, mandás un email marketing o subís los públicos a tus anuncios, porque tenés a quién hablarle.
Por qué publicamos esto
Porque este es el paso que la gente pospone eternamente y después nos pide de urgencia, cuando bajaron las ventas y no tiene a quién escribirle. Explicarlo entero no nos quita trabajo: nos ahorra tener que empezar de cero con una empresa que perdió tres años de contactos. Preferimos que arranques hoy aunque lo hagas solo.
El día que termines de dejar el Excel de ventas atrás, vas a tener una base de datos automatizada de clientes que se arma sola con cada lead nuevo, sin depender de que alguien se acuerde de exportar los contactos de Kommo a Excel.
El siguiente paso
Empezá por lo mínimo viable: conectá tu WhatsApp a Kommo y dejalo trabajar un mes. Cuando vuelvas a Listas y veas cuántos contactos se juntaron solos, la discusión sobre el Excel se termina sola.
Si querés hacerlo bien de entrada, en DotsCom somos partners oficiales: podés abrir tu cuenta con nosotros, te damos de alta a todo tu equipo ---cinco vendedores, quince o veinte--- y hacemos la implementación completa: los bots, las automatizaciones, la conexión de WhatsApp y el pipeline funcionando, con esta base de datos armándose desde el día uno.
Escribinos y vemos juntos cuántos contactos estás perdiendo hoy.
Preguntas frecuentes
01¿Kommo carga los contactos solo o tengo que hacerlo yo?
El lead se crea solo cuando alguien te escribe, y el teléfono queda cargado automáticamente. Los datos que la conversación no trae ---compañía, correo, cargo--- los completás vos, o los completa un bot que se los pregunte al cliente.
02¿Puedo sacar mi base de datos de Kommo cuando quiera?
Sí. Desde Listas, con los tres puntitos, exportás en Excel o directo a Google Sheets, con la lista completa o filtrada, por ejemplo solo los contactos que tienen mail.
03¿Qué hago si tengo el mismo contacto cargado dos veces?
Kommo tiene una función de fusión: unís los registros duplicados en uno solo y corregís los datos. También podés eliminarlos.
04¿Cuántos mails necesito para hacer públicos similares en Meta?
En Meta necesitás un mínimo de 100 registros para que el sistema empiece a buscar personas similares. La mayoría de las empresas que no usan CRM ni siquiera llega a ese número.
05¿De qué canales puede capturar leads?
De WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, TikTok, Viber, formularios de LinkedIn, correos electrónicos, WooCommerce, Twilio y Mercado Libre, entre otros. Se conectan desde el apartado de ajustes.
06¿Pierdo información al pasar de Excel a Kommo?
No, al contrario: Kommo suma lo que el Excel nunca tuvo, como el historial completo de la conversación por WhatsApp o Instagram junto a cada contacto.
07¿Puedo seguir usando Excel para reportes puntuales aunque tenga Kommo?
Sí. La base vive en Kommo, pero podés exportar a Excel o Google Sheets cuando necesites un reporte puntual o cruzar datos con otra herramienta.
